Empresas: la necesidad de controlar los gastos

El manejo eficiente de los recursos de las compañías es un área vital para la rentabilidad de las empresas. Los gastos deben ser vistos con lupa y abordados con seriedad y disciplina, y sin importar si el monto es grande o pequeño.

La responsabilidad de los gastos recae en el departamento de Contabilidad o de Tesorería de la empresa encargado de vigilar y controlar el dinero que entra y/o sale. En este contexto, la caja chica y su administración eficiente es fundamental. Muchas empresas han visto mermar sus ganancias porque se excedieron en gastos no prioritarios e innecesarios.

La caja chica en las empresas es un factor indispensable mediante el cual se realizan las compras menores urgentes que solo se pueden hacer en efectivo y de inmediato, como son todos los insumos de oficina y transporte para llevar a cabo las actividades productivas.

Pese a este cometido tan preciso de la función de la caja chica, las compañías pueden caer en situaciones de círculo vicioso. Y es que uno de los principales problemas es el control de la caja chica por las entradas insuficientes o las salidas excesivas no justificadas de dinero, lo cual influye negativamente en las finanzas de toda la organización.

Por ello, el éxito en la gestión profesional de administración de la caja chica se reflejará en el estado del flujo de caja de la empresa. Un gasto que nunca debe cubrir una caja chica son las erogaciones regulares por concepto de pago de personal (sueldos, sobre tiempo y suplencias), así como lo relativo a la compra de bienes capitalizables o la cancelación de deudas adquiridas de compras a crédito.

Otros ítems que no se deben cargar a la caja chica son, por ejemplo, el pago de servicios básicos y alquileres, compras de flores y de regalos al personal y materiales de suministro de existencia en el almacén general, entre otros.

Afortunadamente, las empresas cuentan ahora con una herramienta que optimiza la administración de los recursos y transparenta su uso y destino: la tecnología. En efecto, la automatización con sistemas de software y de computación en la nube se han convertido en los grandes auxiliares de las compañías para manejar eficientemente sus cuentas, evitando los errores en el flujo de caja en general.

En lo que a la caja chica se refiere, con la automatización el departamento de Contabilidad puede detectar y aplicar el correctivo correspondiente de aquellos desembolsos injustificados pueden representar importantes pérdidas para el negocio.

Así que… ¡empresas abóquense al estricto control y vigilancia de la caja chica!.

Referencias:

http://armconsultores.blogspot.com/2015/09/importancia-y-funcionamiento-de-una.html

https://blog.bancobase.com/la-importancia-de-la-caja-chica-en-la-tesoreria-de-tu-negocio-finanzas

Alimentación Balanceada C.A. empresa matriz de PuroLomo

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